Styreportalen og medlemsappen Tutti ble tatt i bruk av Norges Korforbund fra 1. januar 2025. Målet er å samle medlemsadministrasjon, kommunikasjon og styrearbeid i én digital løsning. Nå har flere kor tatt systemet i bruk og kan dele sine første erfaringer: Hva fungerer godt, og hva kan bli bedre?
Førsteinntrykk
Styreportalen beskriver seg selv som en løsning skreddersydd for frivilligheten. Men hvordan har korene taklet overgangen til et nytt system i praksis?
Elin Kvennås Grøtan – Hedda
– Hvordan opplevde dere overgangen til Styreportalen og Tutti?
Synes overgangen gikk fint, det var mye info (hjelpefiler) å finne i Styreportalen, og mulighet til å delta på webinar. Kormedlemmene har vært positive til å ta i bruk Tutti, både til spørsmål og meldinger, og for melding av fravær. Å føre oppmøte (fraværsprotokoll) har blitt mye enklere med Tutti.
– Hvilke funksjoner bruker koret ditt?
Hele koret har tatt i bruk Tutti, og vi har også kjøpt notemodulen. Det er stort sett styret som bruker Styreportalen.
– Har Styreportalen og Tutti gjort styrearbeidet mer effektivt?
Styrearbeidet har blitt mer effektivt, spesielt gjennomføringen av møter. Det er effektivt å lage og sende ut referat, og enklere å holde styr på åpne saker. Jeg synes kommunikasjonen innad i koret har blitt bedre med Tutti, å sende og motta beskjeder er mer effektivt enn før da vi brukte ei Facebook-gruppe. Melding om fravær har også blitt bedre.
– Har du tips til andre som skal ta i bruk Tutti i korene? Er det noe du ønsker forbedret eller videreutviklet?
Medlemmene bør få beskjed om å sette på push-varsler. Når det gjelder forbedringer, har varslingene ikke fungert optimalt. Nye varsler blir ikke alltid markert som lest. Det har blitt bedre i det siste, men fortsatt ikke helt bra.
Mette Krogstad – RAUS
– Hvordan opplevde dere overgangen til Styreportalen og Tutti?
Jeg synes det var greit og enkelt. Tutti begynner å fungere bra, men det var en del misnøye i starten. Vi hadde brukt ChoirMate akkurat lenge nok til at folk lærte seg den appen, og så ble den byttet ut med Tutti. Vi i styret brukte Styreweb, og måtte også lære ting på nytt. Funksjonene ligger ikke alltid der de lå før. Styreleder har vært mye i kontakt med support, de er veldig behjelpelige, men det er mye nytt å sette seg inn i.
– Hvilke funksjoner bruker koret ditt?
Styret bruker Styreportalen, medlemmene bruker Tutti. Jeg vet ikke hvor mange i styret som faktisk bruker systemet, kanskje bare halvparten. Hele styret skulle gjerne vært med på opplæring, slik at flere kan bruke systemet fullt ut.
Vi har prøvd Digital dugnad, og synes det er en enkel måte å få inn penger på. Noen i koret var litt lunkne, og det var vanskelig å vite om vi kunne stille krav til deltakelse eller om det ville bli for strengt.
Notearkivet fungerer fint. Det er praktisk å ha alt samlet, selv om det var mye arbeid å legge det inn.
Vi bruker Fiken, men ikke integrasjonen til Styreportalen. Siden vi er et lite kor, går det greit. Men vi var misfornøyde med informasjonen om Fiken på nettsiden. Det står at det koster 49 kroner, men det gjelder bare integrasjonen. Abonnement i Fiken kommer i tillegg og koster mer.
Vi har også nettside gjennom Styreportalen (koretraus.no). Den var veldig enkel å opprette og redigere. Prisen kan diskuteres opp mot bruken, men det er fint å ha et sted å være synlig utenom sosiale medier. Lav terskel for vedlikehold er viktig, siden styret ofte byttes ut.
– Er det noe du ønsker forbedret eller videreutviklet? Har du tips til andre som skal ta i bruk Tutti i korene?
Varslingene er helt ute å kjøre. Det er stadig vekk et varsel jeg ikke får bort, og det virker tilfeldig hvilke varsler som dukker opp på mobilen. Blant annet får jeg varsel om ting jeg selv legger ut, det er så mye rart. Skulle gjerne fjerne ting i innlegg/chatten som ikke er relevant lenger. Det er vanskeligere enn det var i ChoirMate.
Mitt tips er: Bli med på et webinar og kurs deg selv. Hvis en ikke har kunnskap, er det lett å tenke «åh, farlig». Men begynner en å bruke systemet, finner en ut at det ikke er så skummelt. Terskelen for å prøve blir høy, men det er kjernen til slike nye digitale systemer. Det er bare å prøve, og hvis du sliter med noe eller finner en feil, så rapporter det. Sannsynligheten er stor for at andre opplever det samme.
Fremtidsutsikter
Styreportalen og Tutti har gjort mye av kordriften enklere og mer effektiv. Med integrasjon til Fiken kan kassererarbeidet bli lettere, og det kan bli enklere å rekruttere folk til styreverv. Det er viktig, siden flere kor sliter med rekruttering til verv som leder og kasserer.
Siden systemet er nytt for korene i Norges Korforbund, sier det seg selv at det fortsatt finnes forbedringspotensial. Enkelte behov er spesifikke for kor, for eksempel å kunne definere tekstforfatter i notearkivet, noe som ikke var et tema for korpsene som brukte Styreportalen tidligere.
Heldigvis er teamet bak Styreportalen imøtekommende og ønsker å videreutvikle løsningen slik at den blir enda mer tilpasset kor. Jo flere som bruker systemet aktivt og deler erfaringer, desto bedre blir verktøyet.
Og digitale verktøy vil aldri kunne erstatte fellesskapet i koret, men de kan frigjøre tid og gjøre korhverdagen enklere. Kommunikasjon, oppmøte og styrearbeid kan bli mer oversiktlig, og korene får rom til det viktigste: nemlig å synge og skape musikk sammen.
